De webmail Convergence van de academie van Montpellier is gebaseerd op de webcommunicatieclient van Oracle. Deze technische precisie verandert de spelregels voor wie zijn omgeving correct wil configureren: de ondersteunde protocollen, de geactiveerde extensies aan de serverzijde en de beperkingen van de interface hangen rechtstreeks af van deze architectuur. We lichten hier de punten toe die de algemene handleidingen vaak over het hoofd zien.
IMAP-, POP- en SMTP-protocollen: technische configuratie van de webmail Convergence
Het Convergence-platform ondersteunt drie e-mailprotocollen: IMAP, POP en SMTP. De keuze tussen IMAP en POP bepaalt de synchronisatie van uw berichten op meerdere apparaten.
IMAP houdt de e-mails op de academische server. Elke actie (lezen, verwijderen, verplaatsen naar een map) heeft invloed op alle verbonden clients. Voor personeel dat zijn e-mail bekijkt vanaf een vaste computer op het rectoraat, een laptop thuis en een smartphone, is IMAP het enige coherente protocol.
POP daarentegen downloadt de berichten lokaal en kan ze van de server verwijderen. Deze modus is alleen geschikt voor gebruik op één werkplek, bijvoorbeeld een specifieke administratieve werkplek in de DSDEN. We raden aan om de optie “een kopie op de server bewaren” aan te vinken als POP wordt opgelegd door een lokale netwerkinfrastructuur.
De SMTP-instellingen voor het verzenden verlopen via de servers van de academie van Montpellier. De SMTP-authenticatie vereist dezelfde inloggegevens als de toegang tot het portaal. Een praktische gids die de initiële configuratie beschrijft, is beschikbaar voor de webmail Convergence Montpellier voor beginners die een zware client zoals Thunderbird of Outlook aan hun academische account willen koppelen.
Hier zijn de instellingen die u in de meeste e-mailclients moet invoeren:
- Inkomende IMAP-server: de naam van de server staat in de instructies die door het rectoraat zijn verstrekt, met de toegewezen poort en standaard ingeschakelde SSL/TLS-encryptie
- Uitgaande SMTP-server: zelfde academische domein, andere poort, verplichte authenticatie met identificatie @ac-montpellier.fr
- Inlognaam: uw volledige adres [email protected], nooit een verkort alias
Serverextensies Convergence: daadwerkelijk geactiveerde functies in de academie van Montpellier
De officiële hulp van Convergence vermeldt verschillende Web 2.0-extensies (advertenties, audio/video-oproepen, instant messaging). Niet alle zijn geactiveerd op elke academische uitrol. Alleen de serverzijde geactiveerde extensies verschijnen in uw interface.
Concreet activeert de academie van Montpellier de modules voor e-mail, gedeelde agenda en adresboek. De functies voor video-oproepen of online aanwezigheid, gedocumenteerd in de Oracle-hulp, zijn niet noodzakelijk beschikbaar. Als een knop niet in uw interface verschijnt, betekent dit dat de bijbehorende extensie niet op de academische server is uitgerold, en is het geen bug van uw browser.
De gedeelde agenda verdient bijzondere aandacht. Hiermee kunnen evenementen worden aangemaakt die zichtbaar zijn voor andere medewerkers van de academie, mits de deelrechten zijn geconfigureerd. Het delen van agenda’s werkt alleen tussen accounts @ac-montpellier.fr, niet met externe adressen.
Beveiliging van het academische Convergence-account: wachtwoord en sessie
Het initiële wachtwoord wordt toegewezen bij de aanmaak van het account door de IT-dienst van het rectoraat of de DSDEN. Bij de eerste aanmelding op het portaal webmail.ac-montpellier.fr vereist het systeem een wachtwoordwijziging.
We zien regelmatig blokkades van accounts die verband houden met drie fouten:
- Invoer van het oude wachtwoord op een niet-geüpdatete mobiele client, wat leidt tot herhaalde mislukte authenticatiepogingen en de blokkering van het account
- Gebruik van een browser die een verouderd wachtwoord automatisch invult dat in zijn interne beheerder is opgeslagen
- Aanmelding vanaf een netwerk dat de vereiste SSL/TLS-poorten blokkeert, wat een time-out veroorzaakt die ten onrechte als een toegang weigering wordt geïnterpreteerd
In geval van blokkering verloopt de resetprocedure via het ondersteuningsportaal van de academie, niet via een klassieke “wachtwoord vergeten”-link. Er is geen herstelmechanisme via een persoonlijk adres voorzien: de reset vereist een validatie door de academische IT-dienst.
Sessieduur en afmelden
De webmail-sessie verloopt na een bepaalde periode van inactiviteit aan de serverzijde. Als u het tabblad openlaat zonder interactie, zal opnieuw aanmelden vereist zijn. Op een gedeelde werkplek (lerarenkamer, CDI) blijft handmatig afmelden via de daarvoor bestemde knop de enige garantie dat de sessie daadwerkelijk is afgesloten.
Verschil tussen academische webmail en universitaire e-mail in Montpellier
Het Convergence-account van de academie en het studentenaccount van de Universiteit van Montpellier zijn twee afzonderlijke systemen. De online inhoud mengt vaak deze twee domeinen, wat verwarring creëert bij nieuw aangesteld personeel.
Een docent-onderzoeker verbonden aan de Universiteit van Montpellier heeft een universitaire adres die wordt beheerd door de DSI van de universiteit. Een docent van het voortgezet onderwijs die is aangesteld op een middelbare school van de academie, gebruikt de webmail Convergence met een adres @ac-montpellier.fr. De twee systemen delen geen adresboek, geen authenticatie en geen server.
Personeel dat beide aanstellingen combineert (bijvoorbeeld een tijdelijke docent aan de universiteit en een vaste aan een school) moet twee afzonderlijke accounts beheren, met twee verschillende wachtwoorden en twee verschillende interfaces. Er bestaat geen automatische doorverwijsbrug tussen de twee.
De webmail Convergence Montpellier dekt het personeel van het rectoraat, de DSDEN, de academische inspecties en het Réseau Canopé. Iedereen die niet onder de academie valt in administratieve zin, heeft geen toegang tot Convergence, zelfs niet als hij of zij werkt in een instelling die zich in Montpellier bevindt.
